El tiempo y su gestión

Les ofrezco algunas frases en las que el tiempo es el protagonista como punto de inicio para nuestra reflexión:

Por mucho que disparemos contra el gallo, no por eso dejará de amanecer

El día es excesivamente largo para quien no lo sabe apreciar y emplear

No pienso nunca en el futuro porque llega muy pronto

En ocasiones el tiempo es una obsesión, otras veces es un organizador de nuestra vida aglutinando nuestro pasado, presente y futuro. ¿Qué es para usted el tiempo? ¿Qué asociaciones tiene cuando piensa en la palabra tiempo? Le propongo que escriba a continuación las tres primeras palabras, frases, imágenes o cualquier elemento que haya surgido en su mente:

No existe una única definición del término tiempo. La Real Academia de la Lengua Española lo define como una magnitud física que nos permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Rosa López (2012) afirma que el tiempo es una construcción personal que nos ayuda a coordinar nuestras actividades diarias y compromisos personales y sociales. En base a estas definiciones podemos resaltar algunas de las características de este recurso:

Este es un asunto que genera preocupación y malestar en muchas personas. Seguro que alguna vez ha deseado parar el tiempo o dar un poco de su tiempo a alguien que lo necesita o guardar tiempo para cuando usted lo desea emplear; nada de esto es posible. Pero sí podemos aprender a optimizar nuestro ahora, es decir podemos aprender a gestionar nuestro tiempo. Pare un momento la lectura y piense por favor cuántas veces ha dicho usted: “¡No tengo tiempo!”. Quizás le ha ocurrido más de una vez. Me gustaría que imaginara la última ocasión y recordara e hiciera el siguiente registro:

Probablemente en la escena que ha recordado hay preocupaciones, pensamientos y sentimientos negativos, inseguridad respecto a usted mismo, respiración agitada, miedo, ganas de llorar… Todo esto nos indica que su estrés negativo aumentó mientras que su motivación y autoestima disminuían.

Antes de citar algunas estrategias sobre cómo podemos mejorar nuestra gestión del tiempo creo importante dedicar algunas líneas para clarificar ciertas ideas relacionadas con este recurso:

Volvamos a la situación que usted recordó antes: piense en lo que ocurrió para que usted dijera “¡No tengo tiempo!”. Hay elementos que nos roban nuestro tiempo como la falta de confianza en nosotros mismos, buscar el perfeccionismo, no saber delegar en los demás, no tener claros nuestras prioridades y objetivos, asumir un número excesivo de tareas, no saber dimensionar el trabajo o sentir que estamos desordenados a nivel personal. A estos elementos se les conoce como “vampiros del tiempo” o “malversadores del tiempo”. ¿Reconoce algunos de ellos en su experiencia?

A continuación le ofrezco algunas estrategias eficaces para gestionar mejor nuestro tiempo. Me gustaría que las leyera con detenimiento y anotara aquellas que usted utiliza habitualmente en la gestión de su tiempo:

De este listado de estrategias quiero añadir algunas ideas a dos de ellas, las interrupciones y el perfeccionismo:

Respecto a las interrupciones lo primero a señalar es que evitarlas no supone dejar de ser amable, simpático, razonable o educado. La clave de su manejo es respetar nuestro tiempo así como el de los demás. Es importante analizar las interrupciones ya que quizá algunas son importantes: cuando una interrupción no es importante podemos decir “no” y planificar una cita, entrevista o reunión para poder dedicar nuestra atención al tema que nos han planteado. Cuando la interrupción es importante debemos al inicio dar una duración determinada al encuentro. A lo largo de un día es muy interesante reservarnos un tiempo en el que no puedan darse interrupciones.

En cuanto al perfeccionismo me gustaría que pensara en el gran coste de tiempo que le supone y que su repercusión en la calidad de la actividad no es proporcional a este.

Regreso al listado de estrategias para destacar algunas habilidades personales que hay tras ellas y que nos ayudan a ser mejores gestores de nuestro tiempo: ser asertivo, escuchar activamente, asumir responsabilidades, saber delegar, saber comunicar, ser firme y flexible, pensar en positivo y a medio y largo plazo y saber observar, organizar y planificar.

Para finalizar le propongo un último ejercicio: me gustaría que pensara en su vida en la actualidad, concretamente en cómo es su distribución del tiempo en cuanto al que dedica a sus amigos, trabajo, estudio, salud, pareja, familia, ocio y otras áreas. Si todas ellas sumaran el 100%, ¿qué porcentaje de su tiempo dedica a cada una de esas áreas? Me gustaría que las dibujara en el siguiente círculo. También le pido que haga una breve reflexión sobre esos datos, comentando sus dificultades, posibles alternativas de cambio y propuestas:

Es momento de finalizar mi relato sobre el tiempo y su gestión. Y lo hago subrayando la importancia de poner prioridades, de respetar nuestro tiempo y el de los demás, lo relevante de programar su disponibilidad para todas nuestras áreas vitales y planificar y organizar nuestras actividades. Recuerde, gestionar el tiempo es optimizar nuestro ahora.