El tiempo y su gestión

El tiempo y su gestión

Les ofrezco algunas frases en las que el tiempo es el protagonista como punto de inicio para nuestra reflexión:

  • Por mucho que disparemos contra el gallo, no por eso dejará de amanecer Proverbio oriental
  • El día es excesivamente largo para quien no lo sabe apreciar y emplear Johann W. Goethe (Poeta y dramaturgo alemán)
  • No pienso nunca en el futuro porque llega muy pronto Albert Einstein (Científico alemán nacionalizado estadounidense)

En ocasiones el tiempo es una obsesión, otras veces es un organizador de nuestra vida aglutinando nuestro pasado, presente y futuro. ¿Qué es para usted el tiempo? ¿Qué asociaciones tiene cuando piensa en la palabra tiempo? Le propongo que escriba a continuación las tres primeras palabras, frases, imágenes o cualquier elemento que haya surgido en su mente:

1.
2.
3.

No existe una única definición del término tiempo. La Real Academia de la Lengua Española lo define como una magnitud física que nos permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Rosa López (2012) afirma que el tiempo es una construcción personal que nos ayuda a coordinar nuestras actividades diarias y compromisos personales y sociales. En base a estas definiciones podemos resaltar algunas de las características de este recurso:

  • Es cuantificable, algunas formas de medirlo son los años, los días y las horas.
  • Es continuo, no existen interrupciones en el tiempo; por ejemplo más allá del segundo existe el nanosegundo que es la milmillonésima parte de un segundo.
  • Es equitativo, puesto que está disponible para todo el mundo y en la misma cantidad.
  • A pesar de que en determinadas situaciones se nos antoja muy corto y en otras excesivamente largo porque tiene connotaciones subjetivas, un segundo es igual a otro segundo. El tiempo es inelástico.

Este es un asunto que genera preocupación y malestar en muchas personas. Seguro que alguna vez ha deseado parar el tiempo o dar un poco de su tiempo a alguien que lo necesita o guardar tiempo para cuando usted lo desea emplear; nada de esto es posible. Pero sí podemos aprender a optimizar nuestro ahora, es decir podemos aprender a gestionar nuestro tiempo. Pare un momento la lectura y piense por favor cuántas veces ha dicho usted: “¡No tengo tiempo!”. Quizás le ha ocurrido más de una vez. Me gustaría que imaginara la última ocasión y recordara e hiciera el siguiente registro:

Describa la situación en la que estaba Enumere las sensaciones que notó en su cuerpo Enumere sus emociones Escriba cuáles fueron sus pensamientos Describa las acciones que usted realizó





Probablemente en la escena que ha recordado hay preocupaciones, pensamientos y sentimientos negativos, inseguridad respecto a usted mismo, respiración agitada, miedo, ganas de llorar… Todo esto nos indica que su estrés negativo aumentó mientras que su motivación y autoestima disminuían.

Antes de citar algunas estrategias sobre cómo podemos mejorar nuestra gestión del tiempo creo importante dedicar algunas líneas para clarificar ciertas ideas relacionadas con este recurso:

  • No todas las actividades que realizamos tienen el mismo valor. En muchas ocasiones lo urgente nos hace olvidar o no nos deja ver lo importante y nos lleva a dar una respuesta inmediata que puede llevar a error o a una acción inapropiada.
  • No tenemos que estar disponibles “siempre”, “para todos” y “para todo”.
  • Dejar de realizar actividades placenteras para disponer de más tiempo a corto plazo genera insatisfacción y estrés a medio plazo.
  • En ocasiones aplazamos actividades o situaciones por diversas razones que con el paso del tiempo pueden hacerse más complejas o agravarse, requiriendo más tiempo
  • No podemos controlar todas los elementos que influyen en una actividad o situación, al igual que no podemos tener disponible toda la información acerca de ellas. En ocasiones esperar a controlar “todo” y a tener “toda la información” puede ser una fuente de problemas que nos lleve a perder oportunidades. No por emplear más tiempo se obtienen mejores resultados; ser eficiente con nuestro tiempo consiste en poder obtener el máximo resultado con el menor coste.
  • Organizar nuestro día a día definiendo tareas y plazos, así como anticipar las consecuencias de nuestras actividades nos ayuda a ahorrar tiempo y energía.
  • No somos imprescindibles, confiar y delegar en los demás mejora el trabajo en equipo y nos ayuda a ahorrar recursos.

Volvamos a la situación que usted recordó antes: piense en lo que ocurrió para que usted dijera “¡No tengo tiempo!”. Hay elementos que nos roban nuestro tiempo como la falta de confianza en nosotros mismos, buscar el perfeccionismo, no saber delegar en los demás, no tener claros nuestras prioridades y objetivos, asumir un número excesivo de tareas, no saber dimensionar el trabajo o sentir que estamos desordenados a nivel personal. A estos elementos se les conoce como “vampiros del tiempo” o “malversadores del tiempo”. ¿Reconoce algunos de ellos en su experiencia?

A continuación le ofrezco algunas estrategias eficaces para gestionar mejor nuestro tiempo. Me gustaría que las leyera con detenimiento y anotara aquellas que usted utiliza habitualmente en la gestión de su tiempo:

Determino la importancia de las actividades, ordenándolas según la prioridad
Delimito mis objetivos
Planifico las actividades a realizar para lograr los objetivos
Adjudico tiempos y plazos a cada una de las actividades
Si algo es importante y urgente, lo resuelvo ¡ya!
Si algo es urgente pero no importante, intento delegar o buscar recursos
Me preparo para lo inesperado
Evito las interrupciones para evitar “perder el hilo”
Me concentro en lo que estoy haciendo
Me implico en lo que estoy haciendo
Conozco los datos relevantes de la actividad
Evito el perfeccionismo, busco el nivel óptimo de calidad
Trabajo de manera eficiente buscando la eficacia
Termino la actividad en el plazo previsto

De este listado de estrategias quiero añadir algunas ideas a dos de ellas, las interrupciones y el perfeccionismo:

Respecto a las interrupciones lo primero a señalar es que evitarlas no supone dejar de ser amable, simpático, razonable o educado. La clave de su manejo es respetar nuestro tiempo así como el de los demás. Es importante analizar las interrupciones ya que quizá algunas son importantes: cuando una interrupción no es importante podemos decir “no” y planificar una cita, entrevista o reunión para poder dedicar nuestra atención al tema que nos han planteado. Cuando la interrupción es importante debemos al inicio dar una duración determinada al encuentro. A lo largo de un día es muy interesante reservarnos un tiempo en el que no puedan darse interrupciones.

En cuanto al perfeccionismo me gustaría que pensara en el gran coste de tiempo que le supone y que su repercusión en la calidad de la actividad no es proporcional a este.

Regreso al listado de estrategias para destacar algunas habilidades personales que hay tras ellas y que nos ayudan a ser mejores gestores de nuestro tiempo: ser asertivo, escuchar activamente, asumir responsabilidades, saber delegar, saber comunicar, ser firme y flexible, pensar en positivo y a medio y largo plazo y saber observar, organizar y planificar.

Para finalizar le propongo un último ejercicio: me gustaría que pensara en su vida en la actualidad, concretamente en cómo es su distribución del tiempo en cuanto al que dedica a sus amigos, trabajo, estudio, salud, pareja, familia, ocio y otras áreas. Si todas ellas sumaran el 100%, ¿qué porcentaje de su tiempo dedica a cada una de esas áreas? Me gustaría que las dibujara en el siguiente círculo. También le pido que haga una breve reflexión sobre esos datos, comentando sus dificultades, posibles alternativas de cambio y propuestas:

distribución del tiempo

Es momento de finalizar mi relato sobre el tiempo y su gestión. Y lo hago subrayando la importancia de poner prioridades, de respetar nuestro tiempo y el de los demás, lo relevante de programar su disponibilidad para todas nuestras áreas vitales y planificar y organizar nuestras actividades. Recuerde, gestionar el tiempo es optimizar nuestro ahora.

Si desea leer más sobre este tema, continuación le ofrezco dos libros que tratan la gestión del tiempo de una forma amena y práctica con el deseo de que los disfruten como yo lo hice:

Ballenato, G. (2007). Gestión del tiempo. Madrid. Pirámide.
López, R. (2012). La Gestión del Tiempo Personal y Colectivo. Cómo detectar y combatir los “vampiros” del tiempo. Barcelona. Grao.

Artículo escrito por Carmen María Hinojosa Alcobet